Os familiares diretos são os responsáveis pela solicitação da Certidão de Óbito. De acordo com o Código de Normas do Estado do Paraná, o cônjuge deve declarar a morte do companheiro, os genitores a morte dos filhos e os filhos a morte dos genitores. São também responsáveis pela solicitação da Certidão de Óbito, os irmãos e qualquer membro da família em caso de falecimento de hóspedes, agregados e empregados.
Na ausência de familiares, o diretor, gerente ou administrador de estabelecimentos públicos ou particulares, como hospitais ou presídios, em que ocorreu a morte são responsáveis por comunicar o fato. Além desses, e na falta deles, médicos, sacerdotes ou vizinhos que tenham presenciado a morte ou a autoridade policial, em caso de pessoas encontradas mortas, são obrigados a declarar o óbito.
É desejável que a Certidão de Óbito seja solicitada em 24 horas. Porém, devido à distância ou outros motivos relevantes, o prazo para se proceder ao registro é de 15 dias. Quando o Cartório de Registro Civil mais próximo estiver localizado a mais de 30 quilômetros de distância, esse prazo será estendido para 90 dias.
Após os prazos acima citados, o registrador deve remeter o pedido ao Juiz Competente. Nesses casos também é possível requerer a Certidão de Óbito através de ação judicial
Requerer a primeira via da Certidão de Óbito em Curitiba e em todo país não tem custo. Por tratar-se de um documento imprescindível para todos os procedimentos burocráticos após a morte de um indivíduo, como inventário, fim de vínculo empregatício ou fechamento de contas em bancos, a Lei de Registros Públicos garante sua gratuidade independente da condição financeira do falecido e de seus familiares.